Кассовый разрыв редко случается внезапно. Почти всегда его можно было увидеть за несколько недель — если бы у компании был платёжный календарь. Рассказываем, как его составить и вести без бухгалтерского образования.
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв — это ситуация, когда компании нужно заплатить больше, чем у неё есть денег на счетах в данный момент. При этом бизнес может быть прибыльным: клиенты должны деньги, склад полон товара, заказы есть. Просто деньги придут позже, чем нужно платить.
Последствия разрыва неприятны: задержка зарплаты, штрафы и пени поставщикам, срочные займы под высокий процент, испорченная репутация. Собственник тратит время и нервы на то, чтобы «найти деньги», вместо того чтобы заниматься развитием.
Причины разрывов почти всегда одни и те же: отсрочки платежей клиентам при предоплате поставщикам, сезонность, крупные разовые расходы, рост бизнеса, при котором нужно закупать больше, чем приходит денег. И почти всегда разрыв можно было предсказать.
Что такое платёжный календарь
Платёжный календарь — это таблица, в которой по дням или неделям расписаны все ожидаемые поступления и платежи компании. В конце каждого периода считается остаток денег. Если в какой-то день остаток становится отрицательным, это кассовый разрыв, который вы видите заранее.
Календарь отличается от бюджета. Бюджет показывает доходы и расходы, а календарь — движение реальных денег во времени. Можно продать на миллион в этом месяце, но получить оплату только в следующем. В бюджете это доход этого месяца, в календаре — поступление следующего.
Как составить календарь: пошагово
Для начала достаточно обычной таблицы. Сложные программы можно подключить позже, когда процесс отлажен.
- Определите горизонт. Для большинства компаний оптимально планировать на четыре-восемь недель вперёд с разбивкой по неделям, а на ближайшие две недели — по дням.
- Внесите стартовый остаток: сколько денег на всех счетах и в кассе на сегодня.
- Внесите все известные поступления: оплаты клиентов по выставленным счетам, ожидаемые платежи по договорам, регулярные поступления.
- Внесите все известные платежи: зарплата и налоги, аренда, оплата поставщикам, платежи по кредитам, подписки и коммунальные услуги.
- Добавьте прогнозные поступления от новых продаж — осторожно, с учётом реальной конверсии.
- Посчитайте остаток на конец каждого периода.
Платежи удобно группировать по статьям: обязательные, которые нельзя перенести, — зарплата, налоги, аренда, кредиты; и гибкие, которые можно сдвинуть, — часть оплат поставщикам, маркетинг, развитие.
Принцип консерватизма
Главное правило составления календаря: поступления планируются пессимистично, а платежи — полностью. Если клиент обещал заплатить в понедельник, но обычно задерживает на неделю, ставьте поступление на следующий понедельник. Если не уверены в оплате, не включайте её в план или вносите отдельной строкой как «возможное».
Календарь, составленный оптимистично, хуже отсутствия календаря: он создаёт ложное чувство безопасности.
Полезно также держать минимальный резервный остаток — сумму, ниже которой деньги на счёте опускаться не должны. Часто её устанавливают на уровне двух-четырёх недель обязательных расходов.
Что делать, если виден разрыв
Ценность календаря в том, что разрыв виден заранее, и есть время отреагировать. Набор инструментов широк:
- ускорить поступления: напомнить должникам, предложить скидку за досрочную оплату, выставить счета раньше;
- перенести гибкие платежи: договориться с поставщиками об отсрочке, сдвинуть необязательные расходы;
- изменить условия работы: ввести предоплату для новых клиентов, сократить отсрочки;
- привлечь краткосрочное финансирование: овердрафт, кредитную линию, факторинг — но заранее, а не в день разрыва;
- снизить запасы: распродать неликвиды, сократить закупки на период.
Важно, что переговоры с поставщиками и банками гораздо успешнее, когда ведутся заранее. Просьба об отсрочке за три недели воспринимается как профессиональное планирование, а в последний день — как сигнал проблем.
Ритм ведения календаря
Календарь работает только при регулярном обновлении. Рекомендуемый ритм для малого бизнеса:
- ежедневно: сверка фактических поступлений и платежей с планом, отметка исполненных операций;
- еженедельно: обновление прогноза на следующие недели, добавление новых счетов и договорённостей;
- ежемесячно: анализ отклонений — какие поступления задерживались чаще, какие платежи не были запланированы.
Хорошая практика — еженедельное совещание по деньгам на пятнадцать-двадцать минут. На нём собственник, финансист или бухгалтер и, при необходимости, руководитель продаж смотрят календарь и согласовывают платежи на неделю. Это дисциплинирует и избавляет от хаотичных платежей «по звонку».
Реестр платежей
Логичное продолжение календаря — реестр платежей. Это правило, по которому все заявки на оплату собираются в один список, согласуются в определённый день и оплачиваются в соответствии с приоритетами. Сотрудники не могут требовать срочной оплаты счёта в обход реестра, кроме действительно экстренных случаев.
Реестр решает сразу несколько проблем: собственник видит все расходы, деньги не уходят на второстепенные цели при нехватке на важные, а поставщики получают предсказуемые сроки оплаты.
Связь с другими отчётами
Платёжный календарь — оперативный инструмент. Для полной картины его стоит дополнить отчётом о движении денежных средств за прошедший период и отчётом о прибылях и убытках. Первый показывает, откуда пришли и куда ушли деньги, второй — зарабатывает ли компания на самом деле.
Вместе эти три инструмента дают собственнику понимание финансового положения: что было, что есть и что будет. И именно это понимание позволяет спокойно принимать решения о развитии, а не тушить пожары.
Пример из практики
Небольшая оптовая компания регулярно сталкивалась с нехваткой денег в середине месяца, хотя по итогам месяца всегда была в плюсе. Собственник каждый раз занимал деньги у знакомых и обещал себе «разобраться потом». Когда составили платёжный календарь, причина стала очевидной: крупные поставщики требовали оплату в первой половине месяца, а основные клиенты платили ближе к концу.
Решение оказалось простым. С двумя поставщиками договорились о переносе даты оплаты на десять дней, а для части клиентов ввели скидку за оплату в течение пяти дней после отгрузки. Через два месяца разрывы исчезли, а собственник перестал тратить время на поиск денег.
Частые ошибки
Первая ошибка — вести календарь только в голове или в разрозненных заметках. Вторая — не включать регулярные мелкие платежи: подписки, комиссии банка, обслуживание сервисов. По отдельности они незаметны, а в сумме могут составлять существенную долю расходов. Третья — не сверять план с фактом: без анализа отклонений календарь не становится точнее.
